SRAL

Tietosuojaseloste, jäsenrekisteri

Suomen Radioamatööriliiton logo.
Suomen Radioamatööriliitto ry

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Radioamatööriliitto ry.

PL 44, 00441 HELSINKI

(09) 562 5973, toimisto(at)sral.fi

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ronja Iso-Heiko

PL 44, 00441 HELSINKI

(09) 562 5988, ronja(at)sral.fi

 

3. Rekisterin nimi

Suomen Radioamatööriliitto ry:n jäsenrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Jäsenyyden hoito
  • Osoitelistojen laatiminen jäsenlehden lähettämiseksi
  • Jäsenten äänioikeuden tarkistaminen yhdistyksen vaaleissa ja sääntömääräisissä kokouksissa.
  • QSL-korttipalvelun ylläpito
  • Mahdolliset sähköpostitse lähetettävät jäsentiedotteet
  • Laskutus ja laskujen maksutilanteen seuranta
  • Lehden tilausten hoito

 

Jäsenrekisterin tietoja saavat käsitellä liiton toimiston työntekijät.

Liiton käyttämän tilitoimiston työntekijät päivittävät ja seuraavat jäsenmaksujen maksutilannetta.

Jäsenrekisteristä annetaan listoja jäsenten radioamatöörikutsuista liiton QSL-toimiston ja QSL-piirimanagerien käyttöön QSL-palvelun hoitamiseksi.

Jäsenrekisteristä tulostetaan vaaliluettelo, johon listataan äänioikeutetut jäsenet (nimi ja kutsu). Vaaliluetteloa tarvitaan äänestyksen toteuttamiseksi liiton hallitusvaaleissa. Luetteloa käsittelevät liiton toimiston työntekijät ja vaalivaliokunnan jäsenet.

Jäsenrekisteristä tulostetaan liiton tapahtumien järjestämiseen liittyvät listat (nimi, kutsu ja mahdollisesti myös maksutiedot). Listoja tarvitaan äänioikeuden ja jäsenyyden toteamiseksi liiton sääntömääräisiin kokouksiin ilmoittautuessa.

Liiton hallitukselle annetaan listoja, jotka sisältävät uusien jäsenten nimen, radioamatöörikutsun ja kotipaikan. Hallitus käsittelee listat kokouksissaan hyväksyessään liittoon uusia jäseniä.

 

5. Rekisterin tietosisältö

  • Nimi
  • syntymäaika
  • postiosoitteet
  • sähköpostisoite ja/tai puhelinnumero, jos on tiedossa
  • radioamatöörikutsu tai kuuntelijakutsu
  • radioamatöörin pätevyysluokka, jos henkilöllä sellainen on
  • jäsennumero
  • alaikäisen holhooja
  • edunvalvoja tms., jos jäsenmaksulasku on pyydetty lähettämään hänelle
  • liittymisaika, eroamisaika
  • tieto siitä onko henkilöllä liiton omakutsusähköpostipalvelu.

Jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot sekä lehden lähettämiseen liittyvät tiedot. Jäsenyysluokka (täysjäsen, nuorisojäsen, jne.) Perhejäsenten osalta tieto siitä ketkä ovat saman perheen jäseniä.

Tiedot siitä salliiko henkilö, että hänen tietojaan käytetään suoramarkkinointiin tai julkaistaan tai että merkkipäiväonnitteluja julkaistaan.

Lehden tilaajien osalta tilauksen kesto ja laskutus- sekä maksutiedot.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan jäseniltä itseltään sekä lehden tilaajilta.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja julkaistaan mahdollisesti OH Call Bookissa (www.sral.fi) rekisteröityjen luvalla. Tietokanta tulee olemaan salasanojen takana ja sitä pääsevät lukemaan vain liiton jäsenet.

Tietoja julkaistaan mahdollisesti OH-luettelon kirjaversiossa rekisteröityjen luvalla.

Merkkipäiväonnitteluja voidaan julkaista viikkotiedotteen (bulletiini) radiotaajuuksilla luettavassa versiossa rekisteröityjen luvalla.

Niiden jäsenten, joiden jäsenyyteen sisältyy jäsenlehti, sekä lehden tilaajien nimi- ja osoitetiedot lähetetään ennen lehden ilmestymistä kirjapainolle lehden postittamista varten.

Lista rekisteröityjen postinumeroista ja postitoimipaikoista luovutetaan kerran vuodessa Postille, joka tarvitsee tietoa jäsenlehden postitusasioiden hoitoon.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa ovat vaaliluettelo, uusien jäsenten listat hallitukselle, mahdolliset kokousilmoittautumisiin liittyvät listat sekä listat maksamattomista jäsenmaksuista. Uusien jäsenten listat liitetään hallituksen pöytäkirjojen liitteeksi. Liiton kokouksissa läsnä olleiden listat liitetään liiton kokousten pöytäkirjojen liitteeksi. Muut tulosteet hävitetään, kun niitä ei enää tarvita.

 

Sähköinen aineisto

Ylläpito ja tapahtumien hallinta on SSL-suojattua.

Valvontajärjestelmä seuraa kaikkien laitteiden ja palvelujen toimintaa 24/7.

Laitetilan fyysisestä kulunvalvonnasta ja vartioinnista huolehtii vartiointiliike, joka on myös toimittanut automaattisen rikoshälytysjärjestelmän.

Laitetilaan on oikeutettu pääsemään vain ylläpitohenkilöstö. Muu kulku on kokonaan estetty.

Tietoja saavat käsitellä liiton toimiston henkilökunta sekä tilitoimiston henkilökunta.

 

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa omat tietonsa.

Tarkistuspyynnöt on osoitettava kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.

Tarkistuspyynnöt on osoitettava kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin sekä tietojensa julkaisu OH Call Bookissa ja kirja-OH-luettelossa. Kieltopyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

Laatimispäivä: 1.3.2018.

Päivitetty: 24.5.2018.